SmartDPO (Upravljanje osebnih podatkov v okviru GDPR)
SmartDPO (Smart Data Protection Officer: SmartDPO) je orodje, ki omogoča celovito upravljanje osebnih podatkov ter pomaga pri izpolnjevanju obveznosti, ki jih v zvezi z varstvom osebnih podatkov predpisuje Splošna uredba o varstvu podatkov (General Data Protection Regulation: GDPR).
Koristi:
Svojim strankam zagotavljamo:
Predstavitve modulov
Modul »Zbirke« omogoča ažurno vodenje evidenc obdelav za upravljavce in obdelovalce osebnih podatkov. Vsebuje informacije, ki jih predpisuje 30. člen GDPR. Funkcionalnosti, kot na primer intervalno avtomatsko obveščanje o ažuriranju vnesenih podatkov, evidentiranje izvedenih revizij, avtomatično beleženje zgodovine sprememb (kdo, kaj ter kdaj je spremenil oz. vnesel podatek), avtomatično generiranje poročil oz. izpis evidence obdelav, omogočajo še lažje izpolnjevanje obveznosti, ki vam jih kot upravljavcu ali obdelovalcu osebnih podatkov nalaga GDPR.
Modul je povezan z moduloma Pogodbeni obdelovalci in Skupni upravljavci.
V modul »Pogodbeni obdelovalci« se zabeležijo vse pogodbene obdelave in podobdelave osebnih podatkov, pri katerih organizacija, ki uporablja SmartDPO, nastopa bodisi v vlogi upravljavca ali obdelovalca osebnih podatkov.
Modul omogoča vnos obveznih sestavin pogodbenega razmerja kot jih določa 28. člen GDPR, kar lahko uporabniku aplikacije služi tudi kot pomoč pri pripravi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov ter kronološko beleženje opravljenih nadzorov nad obdelovalci. Modul z dodatnimi funkcionalnostmi kot npr. beleženjem zgodovine vnesenih podatkov in njihovih sprememb ter naprednim iskalnikom obdelav, zagotavlja enostaven pregled in administriranje pogodb.
Modul omogoča pregleden vnos podatkov o vsebini dogovorov o skupnem upravljanju. Tako kot modul Zbirke in Pogodbeni obdelovalci je tudi ta modul opremljen z beleženjem zgodovine vnesenih podatkov ter pametnim iskalnikom po seznamu skupnih upravljavcev. Poleg predpisane vsebine, ki jo v okviru dogovorov o skupnem upravljanju določa GDPR, je v modul mogoče vnesti tudi podatke o obdelovalcih in podobdelovalcih skupnih upravljavcev.
Modul nudi podporo pri vodenju postopkov obravnave zahtevkov posameznikov, ki jih ti naslavljajo na organizacije v zvezi s pravicami posameznikov iz 3. poglavja GDPR. Z uporabo modula imajo uporabniki popoln pregled nad vsemi prejetimi zahtevki, tako v smislu časovnega poteka reševanja zahtevka kot tudi dokumentacije, ki v zvezi z obravnavo zahtevka nastane. Avtomatično obveščanje preko elektronske pošte o nalogah v zvezi z reševanjem zahtevkov in opomniki o poteku rokov, vam olajšajo proces reševanja zahtevkov.
S pomočjo modula razrešite vprašanja, raziščete okoliščine in poiščete odgovore v zvezi z zaznanimi kršitvami. Avtomatično generirana obvestila, ki jih prejmete po elektronski pošti, vas opozarjajo o izteku roka za posredovanje obvestila o zaznani kršitvi Uradu informacijskega pooblaščenca ter vas opominjajo k posredovanju zahtevanih informacij skrbniku kršitve. Modul vas vodi skozi proces, na koncu katerega avtomatično generirate poročilo o zaznani kršitvi.
Prejemate zaprosila s strani državnih organov, odvetniških pisarn ali drugih uporabnikov, ki na podlagi različnih pravnih podlag od vas zahtevajo osebne podatke vaših strank, zaposlenih? Z uporabo modula enostavno vodite evidenco posredovanih osebnih podatkov. Modul vas vodi skozi korake, s pomočjo katerih ustvarite odgovor za vlagatelja zahtevka.
Modul zagotavlja pregledno kontrolo nad dokumentacijo, ki nastane tekom inšpekcijskega postopka ali drugega nadzora, uvedenega s strani Urada informacijskega pooblaščenca. Z uporabo modula dosežemo pregleden vpogled v podatke o postopkih, ki so v teku, o vsebini in skrbnikih postopkov.
V modulu DPIA (Data Protection Impact Analysis) hranimo opise vseh projektov, v okviru katerih je bila izdelana ocena učinka na varstvo osebnih podatkov in sprejeti ukrepi za obvladovanje tveganj. Modul vas opomni na bistvene vidike in načela, ki jih morate obravnavati v okviru izvedbe DPIA in omogoča pregledno shranjevanje vse dokumentacije, ki je v zvezi s tem nastala. Iskalnik z različnimi atributi vam omogoča enostavno iskanje po izvedenih ocenah učinka na varstvo osebnih podatkov.
Modul revizijske sledi omogoča avtomatsko beleženje, hrambo ter poročanje o obdelavah osebnih podatkov v elektronskih zbirkah in ročni vnos beleženja obdelav osebih podatkov v fizičnih zbirkah. Revizijske sledi obdelav osebnih podatkov se iz različnih elektronskih zbirk varno prenašajo ter shranjujejo na način, da spreminjanje in brisanje le-teh ni mogoče. Tekom prenosa omogočamo obogatitev revizijskih sledi obdelav osebnih podatkov iz tretjih virov, kar pomaga zagotavljati skladnost in poenostavlja poročanje. Modul omogoča različne vrste poročanj, glede na odgovornosti in s tem povezane dostopne pravice.