Proces upravljanja sredstev vključuje sledenje sredstev IT skozi njihov življenjski ciklus in podporo pri njihovem prehodu skozi različne faze življenjskega ciklusa. S pomočjo izdelka Tivoli Maximo Asset Management lahko uspešno sledite sredstvom programske in strojne opreme od njihove pridobitve, v času upravljanja in do njihove izločitve. Uporablja se lahko za sledenje in optimiziranje licenc programske opreme. Zagotavlja ključne zmožnosti za učinkovito planiranje in dokončanje vsake faze življenjskega ciklusa.

Življenjski ciklus je razdeljen v pet faz, od katerih vsaka vključuje specifičen nabor opravil.

Planiranje

Pretvarjanje strateških ciljev in politik vaše organizacije v specifična dejanja, ki se nanašajo na upravljanje sredstev IT, zahteva jasno definiran proces planiranja. Načrti za pridobitev ali zakup sredstev morajo temeljiti na natančnih in popolnih podatkih, da potrebam podjetja lahko zadostimo v okviru njegove finančne kapacitete. To vključuje pregledovanje sredstev, ki jih trenutno uporabljate v organizaciji, in analiziranje tako stroškov nabave kot stroškov namestitve novih sredstev IT in pridobitve zakupljenih sredstev.

Načrtovanje za upravljanje sredstev IT vključuje naslednje naloge:
• Poravnavo IT s strategijo podjetja
• Načrtovanje tehnologije za nove iniciative
• Načrtovanje osveževanja tehnologije
• Načrtovanje nabave ali zakupa sredstev
• Izpogajanje pogodb z dobavitelji
• Preverjanje zalog in načrtovanje vnovične rabe sredstev
• Ugotavljanje zanesljivosti sredstev

Pridobivanje

Pridobivanje sredstev vključuje upravljanje z zahtevami uporabnika za nova sredstva in izvajanje politike IT, ki ste jo planirali za novo nabavo. Ko so zahteve predložene, jih lahko obravnavate z ustreznimi postopki pregledovanja in odobritve, ki so definirani v vaši organizaciji, preden ustvarite in obdelate specifična naročila. Za vsa na novo pridobljenih sredstva morate preveriti upravičenosti licence in pogoje zakupa. Preden dokončate to fazo, morate preveriti dejanske račune pridobitve in planirane račune.

Nabavljanje IT sredstev vključuje naslednja opravila:
• Pogajanje o pogodbah za čim višjo vrednost
• Upravljanje pogodb z dobavitelji
• Nabavo sredstev
• Odobritev nabavnih zahtevkov in naročil
• Prejem sredstev
• Preverjanje računov
• Upravljanje zakupa strojne opreme

Razmeščanje

Ko pridobite nova sredstva, jih morate razmestiti. Sredstva morate dodeliti zaposlenemu, projektu ali poslovni enoti. Če želite vzdrževati pripravljenost za pregled, lahko na vseh novih sistemih namestite agente za odkrivanje, da boste lahko nadzirali tako status fizičnih identov strojne opreme, kot uporabo programske opreme, nameščene na teh sistemih. Razmestiti in preveriti morate tudi licence za programsko opremo v katalogu programske opreme, da zagotovite natančnost in popolnost podatkov o licenciranju, uporabljenih za odkrivanje. V okviru preverjanja lahko opravljate izredne preglede strojne in programske opreme ter se prepričate, da se njihovi rezultati ujemajo z dejansko spremembo v vaših zalogah.

Razmeščanje IT sredstev vključuje naslednja opravila:
• Dodeljevanje sredstev
• Obveščanje končnih uporabnikov, da so sredstva prejeta
• Dodeljevanje licenc za programsko opremo

Upravljanje

Upravljanje zalog strojne in programske opreme, ki jo trenutno uporabljate v vaši organizaciji, je osredotočeno predvsem na sledenje sprememb teh sredstev, ko so ta aktivna. To je ključnega pomena za vzdrževanje pripravljenosti za pregled za ta sredstva in optimiranje njihove uporabe. Če želite, da so vaši podatki o zalogah sredstev aktualni, lahko terminirate in izvajate periodična opravila uskladitve in izvajate notranje preglede strojne in programske opreme, s katerimi se prepričate, da ni odstopanj med nameščenimi sredstvi in seznamom sredstev, shranjenim v vašem repozitoriju. Prepričate se lahko tudi, ali je v vaši infrastrukturi neavtorizirana programska oprema, in odpravite morebitne probleme, do katerih lahko pride v procesih odkrivanja programske opreme.

Upravljanje IT sredstev vključuje naslednja opravila:
• Izvajanje standardnih opravil Nameščanje, Premikanje, Dodajanje, Spreminjanje (Install, Move, Add, Change - IMAC)
• Usklajevanje avtoriziranih sredstev z dejansko nameščenimi sredstvi
• Izvajanje nadzora, da zagotovite, da ste skladni z licenčnimi upravičenji
• Sledenje garancije in obnovitev zakupne pogodbe

Umik sredstev

Z učinkovitim upravljanjem pogodb lahko nadzirate življenjski ciklus zakupnih pogodb za strojno in programsko opreme ter imate tako na voljo natančne podatke o vseh pogodbah, ki bodo potekle. Sredstva, ki dosežejo konec svoje življenjske dobe, lahko zavržete.

Faza umika IT sredstev vključuje naslednja opravila:
• Zagotavljanje, da se sredstva, ki so na koncu uporabnega življenjskega ciklusa, nadomestijo
• Zagotavljanje urejenega zavrženja sredstev
• Vzdrževanje zapisov o zavrženju sredstev